QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ - MỘT TIỀN ĐỀ QUAN TRỌNG TIẾN TỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Xem cỡ chữ

Trong 15 năm trờ lại đây. “lưu trữ tài liệu điện tử" đang là vấn đề được toàn xà hội nói chung và ngành lưu trữ nói riêng quan tâm nghiên cứu. Như chúng ta đã biết, công nghệ thông tin phát triển mạnh là tiền đề chính cho sự phổ biến của loại hình tài liệu thời hiện đại: tài liệu điện tử. Vậy vấn đề đặt ra ở đây là làm thế nào để chúng ta có thể kiểm soát quản lý và lưu giữ được khối lượng tài liệu điện tử hình thành ngày một nhiều như vậy.

"Lưu trữ tài liệu điện tử" là thuật ngữ đang được hiểu dưới góc độ công tác lưu trữ. Tuy nhiên, nội hàm của khái niệm này chưa thể được làm rõ, bởi lẽ, chúng ta chưa xây dựng được hệ thống lý luận làm cơ sở nền tảng, hay nói cách khác, mô hình “lưu trữ tài liệu điện tử" chưa được định hình trong thực tiễn Việt Nam hiện nay.

Nếu như trong công tác lưu trữ tài liệu giấy, chúng ta lưu trữ, bảo quản an toàn vật mang tin cũng chính là bảo đảm cho thông tin tài liệu được tôn tại lâu dài. Hơn nữa, muốn giữ gìn nguyên vẹn và phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trừ giấy, ngoài độ tin cậy và tính xác thực của thông tin trên vật mang tin thì sự nguyên vẹn, tính nguyên bản của vật mang tin cũng là những nội dung rất quan trọng, giúp các nhà nghiên cứu có thể tiếp cận tới những thông tin khác ngoài thông tin mà văn bản, tài liệu phản ánh. Chẳng hạn như chất liệu giấy phản ánh sự phát triển về khoa học kỹ thuật của từng giai đoạn, thời kỳ lịch sử; màu mực viết (hoặc in) phản ánh nhiều yếu tổ lịch sử, chính trị, kinh tế, xã hội của thời kỳ tài liệu được tạo ra... Vậy theo tiêu chí đó, chúng ta thử đối chiếu sang loại hình tài liệu điện tử. Thông tin điện tử luôn phải gắn với một vật mang tin điện tử nhất định thì con người mới có thể tiếp cận và khai thác sử dụng. Nhưng sự gắn kết giữa nội dung thông tin điện tử và vật mang tin điện tử lại không thể cố định, hay nói cách khác, thông tin điện tử có thể dễ dàng chuyển đổi từ vật mang tin này sang vật mang tin khác, trong môi trường điện tử và dưới sự tác động của con người. Vậy chúng ta sẽ lưu trữ đối tượng được gọi là “tài liệu điện tử” như thế nào? Mô hình “lưu trữ tài liệu điện tử” sẽ ra sao? Và liệu lý luận nền tảng cho công tác lưu trữ tài liệu điện tử có thể kế thừa hay tiếp nối được gì từ lý luận về công tác lưu trữ truyền thống?

Khác với tài liệu giấy, việc bảo quản, lưu giữ toàn vẹn một bản ghi điện tử trong một thời gian dài là điều không thể. Khoa học kỹ thuật luôn luôn thay đổi kéo theo các phương tiện mang tin và định dạng kỹ thuật của tài liệu điện tử cũng sẽ bị lỗi thời, dù muốn hay không. Theo tiêu chuẩn của một số quốc gia, vật mang tin điện tử có thể hoạt động được trong tình trạng tốt nhất khi được bảo quản, lưu giữ tối đa trong 30 năm, tối ưu trong 10-15 năm và trong điều kiện thường là dưới 10 năm. Sau thời hạn bảo quản này, thông tin điện tử cần được chuyển sang phưong tiện mang tin khác. Do vậy, điều mà chúng ta làm được đó là lưu giữ lâu dài thông tin của tài liệu điện từ đó. Quay trở lại một chút về mặt lý thuyết, không phải ngẫu nhiên mà giới nghiên cứu quan niệm lưu trữ học là một trong những nội dung thuộc khoa học thông tin, bên cạnh thư viện học, văn bản học. Và lưu trữ trong thời đại mới là lưu trữ thông tin điện tử. Vậy thì lý thuyết về công tác lưu trữ cũng cần phải xem xét lại và bổ sung nhiều nội dung, trên cơ sở nghiên cứu những đặc điểm rất đặc thù của tài liệu điện tử, như phân biệt các phiên bản (bản chính, bản gốc, bản sao) của tài liệu điện tử, dạng thức tài liệu điện tử được bảo quản (tài liệu số hay tài liệu số hóa), chiến lược bảo quản tài liệu, thông tin điện từ...

Trên thế giới tồn tại một học thuyết về vòng đời thông tin (information lifecycle). Nhìn dưới góc độ lưu trữ thì một thông tin điện từ từ khi được hình thành cho đến khi được lựa chọn để lưu giữ có thời hạn (có giá trị) hoặc bị loại hủy (hết giá trị) đều phải nằm trong sự tác động của các nghiệp vụ lưu trữ. Nói như vậy nghĩa là các nghiệp vụ lưu trữ phải được áp dụng trong mọi hoạt động, công việc liên quan tới thông tin, tài liệu đó trong suốt vòng đời. Thực chất, công tác lưu trữ mà cụ thể là các nghiệp vụ của nó sẽ có vai trò định hướng cho việc tạo lập, sử dụng, bảo quản, tiếp cận thông tin tài liệu trong giai đoàn tiền lưu trữ và sau đó sẽ giữ vai trò kiểm soát, chủ đạo trong việc lưu trữ thông tin tài liệu đó ở giai đoạn lưu trữ.

Hệ thống quản lý thông tin điện tử và phần mềm quản lý tài liệu là hai khái niệm thường khiến nhiều người lúng túng để phân biệt. Cả hai đều là những hệ thống vận hành bằng máy vi tính nhằm quản lý khoa học nguồn thông tin hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Vậy đâu là sự khác biệt? Một hệ thống quản lý thông tin điện từ khoa học không chỉ kiểm soát được thao tác tạo lập, nhận dạng, lưu giữ... tài liệu mà còn phải bảo đảm và thỏa mãn yêu cầu về nhiều mặt, trong đó phải kể đến tính năng bảo toàn cho độ tin cậy, tính xác thực của thông tin; kiểm soát chặt chẽ quá trình lưu truyền thông tin tài liệu trong hệ thống; tính năng tương thích giữa giá trị của thông tin tài liệu với thời hạn bảo quản cụ thể được tích hợp vào hệ thống khi thiết kế; và khả năng luôn tiếp cận được của thông tin điện tử được lưu giữ trong hệ thống. Hệ thống quản lý thông tin điện tử sẽ được thiết kế nhằm theo kịp sự phát triển không ngừng của tài liệu điện từ, phù họp với cách thức khởi tạo khác nhau của các loại tài liệu điện tử (văn bản điện tử, email, bản số hóa tài liệu...). Trên thực tế, mô hình hệ thống quản lý thông tin điện tử ưu việt, phù họp với đặc thù công tác văn thư, lưu trữ ở Việt Nam vẫn chưa được thiết lập. Tuy nhiên, chúng ta có thê thấy rõ được những vấn đề cơ bản nổi trội sẽ cần phải đối mặt khi bàn tới việc này, đó là bảo đảm tính liên tục của thông tin tài liệu, bảo đảm sự định hướng của nghiệp vụ lưu trữ đối với thông tin tài liệu được tạo lập và giải quyết công việc sự vụ ngay từ giai đoạn văn thư, đê từ đó những thông tin tài liệu được chuyển giao vào lưu trữ sẽ có giá trị thật sự, xứng đáng được bảo quản dài lâu và phát huy theo tinh thần chung của công tác lưu trữ.

Từ những trao đổi trên, có thể khẳng định một điều, quản lý thông tin điện tử là trách nhiệm của các lãnh đạo, người đứng đầu cơ quan tổ chức, chuyên gia công nghệ thông tin và chuyên gia lưu  trữ. Và trách nhiệm này không chỉ được thể hiện khi triển khai mô hình lưu trữ điện tử, mà ngay từ bây giờ, việc liên kết, hợp tác nghiên cứu liên ngành, liên cơ quan cũng nên được xem xét và tiến hành. Lý luận luôn là kim chỉ nam dẫn đường cho thực tiễn. Lý thuyết về quản lý tài liệu điện tử ở  Việt Nam chưa thành hệ thống, trong khi hành lang pháp lý còn khá “mỏng”, các điều khoản, quy định còn tản  mạn ở nhiều văn bản Luật và dưới luật, do vậy chưa thể là cơ sở khoa học cho việc xây dựng và hiện thực hóa mô hình lưu trữ điện tử trong thực tế. Hy vọng rằng bằng những tâm huyết và nỗ lực vốn có của những con người lưu trữ, chúng ta sẽ sớm bắt tay  vào quản lý khoa học một loại hình tài liệu điện tử đã và đang hình thành một cách nhanh chóng và mạnh mẽ này./.

Nguồn (Kỷ yếu Hội thảo khoa học Quản lý tào liệu điện tử và lưu trữ điện tử)

Bình luận


Mã kiểm tra


 
 

Tìm kiếm